Dropbox ist der weltweit erste Smart Workspace, der Teams, Tools und Inhalte zusammenbringt. Mit mehr als 600 Millionen registrierten Nutzern in 180 Ländern ist es die Mission von Dropbox, eine fokussiertere Arbeitsweise zu schaffen. So können Wissensarbeiter ihre Arbeit auch im Home-Office sicher und effektiv erledigen. Gerade zur jetzigen Zeit, in der wir aus den eigenen vier Wänden heraus arbeiten, werden Cloud-Services immer wichtiger. Wir haben uns im DK Talk mit Marc Paczian, Solutions Architect in der DACH-Region von Dropbox, zum Thema Remote Work unterhalten.
Wie geht ihr bei Dropbox mit der aktuellen Situation um?
Die Sicherheit und Gesundheit unserer Mitarbeiter und ihrer Familien sowie der Community hat für uns oberste Priorität. Um der Gefahr einer Ausbreitung des neuartigen Corona-Virus, COVID-19, vorzubeugen, hat Dropbox daher bereits Anfang März weltweit alle Mitarbeiter für die nächsten Wochen gebeten, im Home-Office zu arbeiten.
Auch wenn Dropbox Produkte entwickelt, die verteilten Teams helfen reibungslos zusammenzuarbeiten, ist die Situation, dass unsere eigene Belegschaft von fast 3.000 Mitarbeitern mehr als ein paar Tage nicht im Büro erscheint, selbst für uns gewöhnungsbedürftig. Es ist grundsätzlich nichts Neues für unsere Teams, gelegentlich oder sogar phasenweise remote zu arbeiten. Die soziale Komponente ist allerdings neben der technischen genauso wichtig und wir haben unterschiedliche Ideen umgesetzt, um dies zu unterstützen.
Die grundsätzliche Frage einer dezentralen Arbeitsorganisation ist, wie die Arbeit möglichst reibungslos und zielführend fortgeführt werden kann. Auch wenn die persönlichen Begegnungen der Mitarbeitenden als soziale Komponente ihres Arbeitslebens eingeschränkt wird, dürfen Moral und Motivation des Teams nicht in Mitleidenschaft gezogen werden.
Es geht darum, ein Gleichgewicht zu finden, zwischen dem Vertrauen in die Mitarbeiter, der richtigen technischen Ausstattung, die die Weiterentwicklung der Projekte sichert, und dem Schutz des geistigen Eigentums der Firma.
Was möchtet ihr in Zeiten von Corona verändern?
Von zu Hause aus zu arbeiten, ist kein neues Konzept. Wir müssen uns vergegenwärtigen, dass Wissensarbeiter heute in Bezug auf die Auswahl an Tools und Technologien besser darauf vorbereitet sind, denn je. Unternehmen, die flexible Arbeitstrends bereits ernst genommen und in eine Kultur der digitalen Zusammenarbeit investiert haben, sind daher am ehesten in der Lage, so normal wie möglich weiter zu arbeiten.
Die Cloud hat den Arbeitsplatz revolutioniert. Cloud-basierte Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen flexible Arbeitskonstellationen. Die technische Komponente ist durch die Auswahl an digitalen Tools somit recht “einfach” und schnell zu lösen, während wir die größere Herausforderung darin sehen, die Unternehmenskultur aufrecht zu erhalten – alle im Team mitzunehmen und darauf zu achten, dass niemand in der Quarantäne vereinsamt.
Da wir nicht wissen, wann diese Krise enden wird oder wann die nächste kommt, ist es unerlässlich, dass Unternehmen diese Prozesse und Tools spätestens jetzt einrichten und in eine Kultur investieren, die flexible digitale Arbeit stützt. Das lässt sich natürlich auch auf den Bildungssektor übertragen. Ich würde mir daher wünschen, dass wir als Gesellschaft mehr denn je lösungs- und nicht problemorientiert denken und agiler entscheiden. Das wird sich womöglich durch diese Krise ändern und hat in vielen Bereichen bereits zu einem Umdenken geführt.
Habt ihr Tech-Lösungen für die aktuelle Lage parat?
Uns ist besonders daran gelegen, unser Wissen und unsere Erfahrungen zum Thema Remote Work und Home-Office mit allen zu teilen, die aktuell versuchen, sich mit der neuen Situation anzufreunden. Als Begründer der Cloud und des ersten Smart Workspace haben wir natürlich nicht nur hauseigene Tools, wie Dropbox Paper, Spaces oder HelloSign, die verteiltes Arbeiten reibungslos ermöglichen, sondern auch eine Kultur im Unternehmen, die darauf ausgelegt ist, dass 3.000 Mitarbeiter quasi über Nacht aus unseren Offices weltweit ins Home-Office wandern können. Hier finden sich eine Reihe von Blog-Beiträgen zum aktuellen Thema, die ich jedem empfehlen kann, der tiefer einsteigen möchte: How Dropbox can support distributed work, Building a community that supports distributed work und The power of psychological safety in distributed work.
Wie ist es für euch aus dem Home-Office zu arbeiten? Klappt alles?
Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zu hochproduktiven und kollaborativen Teams. Dies wird umso wichtiger, wenn man verteilt arbeitet. Dank der Verfügbarkeit so vieler verschiedener Kommunikations-Tools ist es einfacher als je zuvor, mit dem Team in Verbindung zu bleiben. Wir nutzen z.B. neben Dropbox Spaces und Paper auch Zoom und Slack für unsere Kommunikation. Da wir diese und viele andere Integrationen direkt in unserem Smart Workspace vereint haben, ist dies wirklich sehr komfortabel. Wir ermutigen dabei unsere Kollegen gerade jetzt zu “überkommunizieren”, sprich Aktualisierungen und Erfolge noch mehr auszutauschen. Wichtig ist dabei eine transparente Etikette dazu, was wo kommuniziert wird und die Spielregeln immer wieder zu hinterfragen. Es soll sich ja auch keiner “zugespamed” fühlen.
In virtuellen Allhands und Townhalls über Zoom bekommen wir Updates von unserem Leadership Team aus San Francisco und erfahren, wie sich z.B. unser Team in Japan, welches schon deutlich länger im Home-Office arbeitet, so schlägt. Zudem ermuntern wir unsere Mannschaft dazu, sich zu virtuellen Coffee Chats und Lunch Dates zu verabreden und haben alle Führungskräfte geschult, wie sie virtuelle Meetings effektiv und empathisch leiten können.
Lustig wird es natürlich immer dann, wenn ein Kind oder ein Haustier einen Call unterbricht. Zudem finde ich es auch schön einen Eindruck davon zu bekommen, wie die anderen eigentlich wohnen. Seltsamerweise bringt es uns auch näher, Arbeit wird persönlicher.
Zum Abschluss: Wie lautet eure Message an unsere DK-Community?
Krisen zeigen, dass manche Dinge sich sehr viel schneller bewegen lassen, als wir denken. Sei es auf der großen politischen Bühne oder für jeden einzelnen von uns. Sich eine Offenheit für Neues zu bewahren, halte ich im Leben stets für einen guten Rat.
Wir wollen auch denen helfen, die gerade an vorderster Front versuchen für die Eindämmung des Virus zu kämpfen. Deshalb bieten wir gemeinnützigen Organisationen und NGOs, die sich auf die Bekämpfung von COVID-19 konzentrieren, kostenlose Dropbox Business-Lizenzen für einen Zeitraum von aktuell drei Monaten an. Hier kann man sich bewerben. Je nachdem, wie sich die Lage entwickelt wird das Angebot selbstverständlich erweitert.
Eine kostenlose Basis-Version von Dropbox und eine 30-tägige kostenlose Test-Versionen für Dropbox Business stehen generell allen zur Verfügung.
Darüber hinaus hat sich Dropbox einer Gruppe von 25 Unternehmen aus dem Raum San Francisco angeschlossen, um als Reaktion auf die Krise 22 Mio. USD an Finanzmitteln bereitzustellen. Das Geld wird gefährdeten Bevölkerungsgruppen, gemeinnützigen Organisationen und betroffenen Kleinunternehmen sowie nationalen und globalen Maßnahmen zum Schutze der öffentlichen Gesundheit zu Gute kommen.
