Zu den beliebtesten Plänen am Jahresanfang gehört der Vorsatz, endlich das Büro und den Schreibtisch aufzuräumen. Oft bleibt es jedoch beim Gedanken einer besseren Ordnung, weil das Tagesgeschäft, zur großen Überraschung, keine Zeit dafür lässt. Dabei lohnt es sich, diesem Vorsatz zu folgen. Laut Studien wird die Produktivität durch einen aufgeräumten Schreibtisch gesteigert. Durch Ablegen und Wegwerfen stellt sich räumliche und geistige Erleichterung ein, die die Motivation und die Zufriedenheit steigert. Das mag auch der Grund dafür sein, dass der heutige Tag in den USA als „National Clean off Your Desk Day“ gefeiert wird.
In vielen Unternehmen herrscht aufgrund der positiven Effekte, bereits eine generelle „Clean Desk“ Policy. In Zeiten der New Work geht es nicht mehr um kreatives Chaos, sondern leere Schreibtisch werden langsam zur Normalität. Aber was ist eigentlich mit dem virtuellen Schreibtisch?
Unmengen von Daten zu speichern ist technisch kein Problem – aber auch das kann belastend sein. “Jeder sammelt unglaublich viele Daten und Fotos, die uns im Arbeitsalltag nur behindern”, sagte Ute Schmid, Professorin für Angewandte Informatik und Kognitive Systeme an der Universität Bamberg. Arbeitsabläufe seien weniger effizient, das Lösen von Problemen falle schwerer. Ganz zu schweigen von der Suche nach wirklich wichtigen Informationen. Zudem kostet Speicherplatz viel Energie und Geld.
KI soll dem „Desktop-Messie“ bald beim Aufräumen helfen
Ein Forschungsteam rund um Ute Schmid möchte dem sogenannten “Desktop-Messie” deshalb Hilfe anbieten. Sie entwickeln ein System, das dem Menschen beim Löschen und Vergessen helfen soll – intentionales, also gezieltes Vergessen als Gemeinschaftsaufgabe von Mensch und Künstlicher Intelligenz. “Dare2Del” heißt das Projekt, was so viel bedeuten soll wie “Wage es, zu löschen”.
Denn für manche ist es tatsächlich ein Wagnis, Dateien zu löschen. “Digitales Horten” heißt das Störungsbild, das noch kaum untersucht ist. Die Forschung von Ute Schmid könnte helfen, dass es erst gar nicht so weit kommt. Dabei solle nichts heimlich verschwinden, denn gerade transparentes und nachvollziehbares Löschen sei wichtig. Nur wenn Personen sich bewusst mit der Entscheidung auseinandersetzen würden, könnten Arbeitsleistung und Beanspruchung positiv beeinflusst werden.
So schlägt “Dare2Del” dem Nutzer beim Schließen eines Programms fünf Dateien vor, die er löschen könnte. Wer auf eine der Dateien klickt, bekommt den zugehörigen Ordner angezeigt. Das System liefert dann auch noch eine Begründung, warum das Dokument getrost in den Papierkorb wandern kann. Weil es zum Beispiel schon eine Kopie in einem anderen Ordner gibt oder es sich um eine veraltete Version handelt. Am Ende entscheidet der Nutzer, ob er die Datei löschen möchte oder nicht.
Mit dabei, das Deutsche Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz
Auch Künstliche Intelligenz müsse zunächst lernen zu löschen, daher läuft die Forschung noch drei Jahre. So lange ist das Programm “Intentional Forgetting in Organisationen” der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) angesetzt. Eine zentrale Rolle bei der Entwicklung spielt hier übrigens das Deutsche Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz (DFKI), das auf dem Gebiet innovativer Softwaretechnologien die führende Forschungseinrichtung Deutschlands ist. Umso mehr freuen wir uns, dass wir das DFKI als Aussteller für unser diesjähriges DK Festival gewinnen konnten!
Wenn ihr in Sachen Digitalisierung nichts verpassen und beim DK 2020 dabei sein wollt, sichert euch noch bis zum 28. Februar ein Super-Early-Bird Ticket.
Jetzt aber erstmal ran an den Schreibtisch und viel Erfolg beim selber Aufräumen 😉
Foto: by ray rui on Unsplash
