Erfolgreich Workshops durchführen – 100 % remote! – Ein Gastbeitrag der Dept Agency

Mehrere Monate haben wir es nun schon geschafft. Alle zusammen, getrennt im Homeoffice zu arbeiten. Für die einen ist das sicherlich nichts Neues, für die anderen eine große Umstellung und auch Herausforderung.

Es fehlt die richtige Arbeitsumgebung, wie ein 2. Monitor, die richtige Sitzhöhe oder gar Kopfhörer, weil der Partner auch immer zu lautstark in Telkos unterwegs ist? Und vergessen wir nicht die kleinen Projekte, die alle Eltern zu Hause herumlaufen haben. Die lieben Kinder, die, wenn sie den ganzen Tag zu Hause sind und man Lehrer, Spielfreund und Mutter oder Vater zu gleich sein soll, doch ganz schön anstrengend werden können. Aber all diesen Umständen zum Trotz meistern wir die Herausforderung – irgendwie.

Als internationale Agentur, ist es Dept gewohnt, für Kunden auf der ganzen Welt Research und Design auch remote durchzuführen. Auf Basis der Erfahrungen hat Sabine von Nordheim (Teamlead UX-Design bei Dept Agency) ein paar Tipps am Beispiel eines UX-Workshops zusammengestellt, die sicherlich auch euch helfen, euren Workshop zum Erfolg zu bringen:

1. Die Zieldefinition

Zu einer guten Vorbereitung gehört eine konkrete Zieldefinition. Stellt euch hierfür folgende Fragen:  Was genau soll mit dem Workshop erreicht werden? Handelt es sich um ein eher weiches Ziel, wie die Definition einer Vision, von Werten und Guidelines, oder ist es beispielsweise ein gemeinsames Betrachten des Ist-Stands eines Webshops oder dessen Wettbewerbern.

Was soll der konkrete Output des Workshops sein? Sollen beispielsweise kreative Problemlösungs-Ideen entstehen oder gezeichnete Wireframes? Sollen Anforderungen für ein konkretes Projekt erarbeitet werden oder eine Sitemap abgenommen werden? Gegebenenfalls müssen in einem Workshop sogar mehrere Ziele erreicht werden. Schreibt  das Ziel auf und ebenso den Indikator, der die Zielerreichung beschreibt. Ein Beispiel: Das Ziel des Workshops ist erreicht, wenn der Entscheider die Sitemap mit den Worten: “Die Sitemap ist freigegeben” abgesegnet hat.

Die wesentlichen Schritte bis zur Zielerreichung sind: a) Die Sitemap muss den Teilnehmern des Workshops präsentiert und erklärt werden, b) es muss Zeit für die Diskussion darüber geben, c) jeder Teilnehmer sollte einen Slot für sein persönliches Feedback erhalten, d) die Sitemap wird aufgrund des Feedbacks angepasst, e) es erfolgt die Freigabe.

2. Der Ablauf

Zur Erreichung der Zieldefinition haben wir uns bereits im Punkt zuvor Gedanken gemacht. Dieser Ablauf sollte nun auch in eine Agenda einfließen. Für die Agenda sollten außerdem noch weitere Punkte berücksichtigt werden, wie  beispielsweise die Vorstellung aller Teilnehmer. Hierfür kann es übrigens sehr hilfreich sein, dass der Moderator eine Reihenfolge vorgibt. Da die Teilnehmer nicht an einem gemeinsamen Tisch sitzen, wo die Vorstellungs-Reihenfolge meist durch die Platzwahl bestimmt wird, könnte sonst betretenes Schweigen​ herrschen oder alle sprechen zur selben Zeit. Auf aufwändige Kennenlernspiele kann jedoch getrost verzichtet werden, da die Aufmerksamkeitsspanne in Remote-Workshops nichts so groß ist, wie in realen Workshops.

Die Agenda sollte außerdem auch die Pausenzeiten und eventuelle Ausfallzeiten einzelner Teilnehmer festhalten. Es kann vorkommen, dass ein Teilnehmer während des Workshops kurz in einen anderen Termin muss. Damit dies nicht das Vorankommen des Workshops lähmt, sollte es vorab einmal besprochen werden. Idealerweise werden alle Agendapunkte mit konkreten Uhrzeiten versehen.

Generell gilt: Remote-Workshops sollten nicht zu lange dauern. Eine Zeitspanne von 2-3 Stunden ist gut geeignet. Sollte das zu bearbeitende Thema sehr umfangreich sein, denkt gegebenenfalls schon im Vorhinein darüber nach, mehrere Termine anzusetzen.

Ein Tipp, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auch während längerer Workshops hochzuhalten: formuliert Aufgaben so, dass sie mehrere Sinne ansprechen, beispielsweise “Sehen” und “Hören” und lasst jederzeit Verständnisfragen von den Teilnehmern zu. Niemand sollte während des Workshops “abgehängt” werden.

Damit alle Teilnehmer die Chance haben, sich auf den Workshop vorzubereiten und eventuelle Ergänzungen oder Änderungen vorab zu kommunizieren, ist es ratsam die Agenda im Vorhinein mit allen zu teilen.

3. Die Teilnehmer

Für remote Workshops ist ein kleiner Teilnehmerkreis von 4-7 Leuten ideal. Um euer Ziel möglichst effizient zu erreichen, ist jedoch auch die Auswahl der richtigen Teilnehmer entscheidend: Sollen “Entscheider” mit dabei sein oder eher operativ arbeitende Kollegen? Ist es sinnvoll Personen, die in derselben Abteilung arbeiten dabei zu haben, oder Personen aus unterschiedlichen Gewerken, um möglichst viele Sichtweisen zu integrieren? Wichtig ist, dass der Moderator darauf achtet, dass jede Person genug Redeanteil bekommt und Vielredner gegebenenfalls höflich unterbrochen werden, um die geplanten Zeiten einzuhalten.

Sollten die Diskussionen dennoch ausschweifen, ist es sinnvoll, diese Gedanken in ein separates Meeting zu vertagen. Entstehen viele neue Ideen, können diese ebenfalls auf ein “Ideenparkplatz” für später verschoben werden.

Besonders wichtig bei remote Workshops: Teilnehmer, die nicht sprechen, sollten ihr Mikrofon “muten”, damit eventuell auftretende Störgeräusche den aktuell sprechenden Redner nicht stören oder verunsichern. Während dem Präsentieren von Slides oder dem Teilen von Bildschirminhalten, ist es außerdem ratsam, dass alle Teilnehmer auch ihre Kamera ausstellen. Das spart Bandbreite und sorgt für eine flüssigere Übertragung.

Auch Gruppenarbeit oder kleine “Break-outs” sind remote möglich. Stellt hierfür vorab separate Meetings ein, in die sich die Gruppen zur gegebenen Zeit einwählen können. Wichtig ist, dass eine Uhrzeit definiert wird, zu der sich alle wieder im “Hauptmeeting” treffen.

4. Die Methode

Nicht nur für UX-Workshops gibt es bestimmte Methoden, die sich mehr oder auch weniger gut für remote Arbeit eignen. Hier gilt vor allem, eine Methode zu wählen, die nicht allzu kompliziert in der Durchführung und aufwendig in der Erklärung ist. Sie sollte nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen und alle Teilnehmer gut integrieren. Eine Auswahl an spannenden Workshop Methoden und Inspiration kann man auf https://toolbox.hyperisland.com ​oder https://www.sessionlab.com/blog/design-thinking-online-tools/ ​ finden.

Es kann natürlich auch mal vorkommen, dass im Verlauf des Workshops eine Methode sich  doch nicht so gut eignet, wie gedacht, dann heißt es flexibel darauf zu reagieren und sie eventuell abzuwandeln.

5. Die Tools

Auf dem Markt gibt es mittlerweile sehr viele praktische Tools wie Stories onBoard (​https://storiesonboard.com​);  Miro (​https://miro.com​), Mural (https://mural.co); oder für das Remote User Testing auch Hotjar (​https://www.hotjar.com​), UsabilityHub
(​https://usabilityhub.com​) oder Lookback (​https://lookback.io​).

Ein Hinweis: Viele Tools kosten pro Teilnehmer Lizenzkosten. In manchen Fällen bringen bereits vorhandene Büro-Anwendungen und Software schon benötigte Funktionen mit. Besonders für remote Workshops sollte geprüft werden, wie kollaborativ die Tools sind. Ebenfalls ist darauf zu achten, wo die übertragenen Daten liegen und gespeichert werden und ob dies eventuell gegen die Policy Ihres Unternehmens verstößt.

Bevor der Workshop startet, sollten die zu nutzenden Tools einmal getestet werden, sodass am entscheidenden Tag möglichst nichts schiefgehen kann. Plant sicherheitshalber einen kleinen Testlauf – besonders, wenn ihr vorab noch nicht mit dem Tool gearbeitet habt. Die Tools sollten soweit vorbereitet werden, dass sie am Workshop Tag effektiv eingesetzt werden können.

6. Die Zeit

Normalerweise sind wir es gewohnt, zu umfangreichen Workshops mit der Bahn oder dem Flugzeug anzureisen und vielleicht sogar einen oder zwei Tage vor Ort zu verbringen. Bei remote Workshops ist die Aufmerksamkeitsspanne sehr viel geringer und die volle Konzentration auf den Bildschirm ist noch anstrengender. Deshalb sollten längere Workshops aufgeteilt werden. Beispielsweise könnte ein Teil direkt am Morgen und der andere Teil am Nachmittag stattfinden oder der Workshop wird auf mehrere Tage aufgeteilt. Die positive Kehrseite: die Teilnehmer können viel flexibler an dem Workshop teilnehmen variieren können und es ist einfacher Teilnehmer zu involvieren, die an “offline” Reisen vielleicht nicht teilnehmen könnten.

 7. Die Aufgabenverteilung

Neben einer guten Vorbereitung ist auch eine klare Aufgabenverteilung während des Workshops wichtig. So sollte sich ein Moderator vollständig auf seine Facilitator- Rolle konzentrieren können und nicht operativ mitarbeiten. In seiner Rolle ist es wichtig, die Zeit im Blick zu halten, gut durch den Workshop zu führen, Methoden zu erklären und auf deren korrekte Ausführung zu achten. Ein Kollege (zum Beispiel der Projektmanager) kann währenddessen ein Protokoll schreiben und wichtige nächste To-dos oder aufkommende Fragen notieren.

8. Feedback einholen

Die letzten Minuten des Workshops sollten zum Einholen von Feedback aller Teilnehmer genutzt werden. Daraus lassen sich wertvolle Optimierungsmaßnahmen für die nächsten Remote Workshops ableiten. Auch hier ist es wichtig, dass wieder alle Teilnehmer zu Wort kommen.

9. Die Nachbereitung

Wie “normale” Workshops müssen auch Remote Workshops nachbereitet werden. Die Ergebnisse und Erkenntnisse sollten allen Teilnehmern zugänglich gemacht werden. Zu überprüfen ist, wie die Daten abgelegt und gespeichert werden. Solltet ihr eine Lizenzsoftware benutzen, achtet darauf, dass die Daten nach Kündigung der Lizenz verloren gehen könnten.

10. Die Einstellung

Und last but not least – bleibt entspannt. Bei Remote Workshop kann einiges schiefgehen. Die Internetverbindung ist zu langsam, das Bild hakt oder die Tonqualität ist schlecht. Versucht trotzdem immer, die Ruhe zu bewahren. Wenn ihr gut vorbereitet seid, lassen sich die meisten Probleme innerhalb kurzer Zeit lösen. Gerade in diesen herausfordernden Zeiten, haben die meisten Teilnehmer dafür Verständnis.

Außerdem: Remote Workshops können und sollen auch Spaß machen. Legt eine gemeinsame digitale Mittagspause ein und bleibt connected trotz Social Distancing. Oder wie wär’s mit einem remote Feierabend-Bierchen?

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